Jedną z najważniejszych funkcji oprogramowania warsztatowego jest wyręczanie pracowników z czasochłonnych czynności. Nowoczesne aplikacje wspomagają codzienną pracę serwisu, zapewniając lepszą organizację i znacznie przyspieszając obsługę klientów.

- Praktycznym tego przykładem jest elektroniczny odczyt danych z dowodów rejestracyjnych, który jest wykorzystywany przy wystawianiu zlecenia podczas przyjmowaniu pojazdu do naprawy – mówi Maciej Mioduszewski, z firmy Integra Software. - Zamiast przez kilka minut ręcznie przepisywać dane z dowodu, można je zaimportować elektronicznie w ciągu sekundy, zapewniając przy tym ich 100-procentową poprawność. Nawet niewielki błąd przy ręcznym przepisywaniu np. nr VIN może skutkować zamówieniem nieprawidłowych części lub użyciem do naprawy niewłaściwej dokumentacji.

Funkcją przyspieszającą pracę w serwisie jest również import elektronicznych faktur zakupu, który kilkakrotnie skraca czas dostaw towaru. Cześć tych faktur zawiera kody kreskowe i zamienniki, które później usprawniają wyszukiwanie i sprzedaż części.
- Do szybkich napraw typu wymiana opon lub ustawienie świateł stosuje się specjalne zlecenia, które można szybko wystawić i błyskawicznie wydrukować do nich paragon lub fakturę – dodaje przedstawiciel firmy Integra. - Takie funkcje są bardzo ważne podczas sezonowej wymiany opon, gdzie każda minuta jest na wagę złota.

Wyszukiwanie części zamiennych wspomagane jest przez ponad 1 mln zamienników, które umożliwiają znacznie łatwiejsze zamawianie części – bez konieczności czasochłonnego przeglądania katalogów.
- Szybki dostęp do informacji technicznych umożliwia interfejs systemów serwisowych, takich jak Autodata, Vivid czy Bosch ESI[Tronic] – dodaje Maciej Mioduszewski. - Ponadto Integra Car 7 zawiera moduł Integra Data Service z danymi regulacyjnymi, instrukcjami naprawczymi, schematami oraz kartami okresowych przeglądów.

Niektóre funkcje oprogramowania Integry można obsługiwać za pomocą tabletów. Dotyczy to m.in. opisów uszkodzeń pojazdu, wycen napraw i okresowych przeglądów oraz rejestracji czasu pracy serwisantów. Serwisanci chwalą sobie wykorzystanie tabletów, z historią serwisową pojazdu, dokumentacją naprawczą i schematami. Mogą do nich także podłączyć różne moduły diagnostyczne, np. KTS, Texa itp.

Oprogramowanie w warsztacie to nie tylko oszczędność czasu, ale i pieniędzy. Wiele serwisów popełnia błędy przy wycenach napraw, tracąc nawet 15-20 % swoich obrotów. W skali roku są to już dosyć duże pieniądze. Aby zapobiec takim zdarzeniom, potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych.

- Program Integra Car 7 zawiera katalog wyceny usług z bazą ponad 10 mln czasów napraw i umożliwia szybkie ustalenie ceny naprawy w oparciu o oryginalne dane producentów pojazdów – wyjaśnia Maciej Mioduszewski. - Ze względu na dynamiczny rozwój techniki motoryzacyjnej i specyfikę wyposażenia różnych pojazdów, do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych ww. dane są niezbędne. Przy ich braku łatwo o pomyłkę, nawet przy naprawach popularnych samochodów (np. wymiana rozrządu w Fiacie Brava może trwać w jednym silniku niecałe 3 godz., a w innym już ponad 15 godzin).

Oszczędny serwis powinien korzystać również z terminarza napraw, z którym można zarówno efektywniej planować pracę dla poszczególnych serwisantów, jak i optymalnie wykorzystywać stanowiska naprawcze.
- Ciekawym rozwiązaniem jest Integra WebPlaner, który umożliwi klientom umówienie się na wizytę w serwisie przez internet – mówi Maciej Mioduszewski z Integra Software. - Oprócz tego wkrótce klienci serwisów będą mogli zamówić potrzebne do naprawy części oraz sprawdzić historię serwisową swojego samochodu.

Sprawniejsze zarządzanie przepływem finansów umożliwia weryfikacja w module finansowym programu należności klientów (dłużnikom można wysłać ponaglenia SMS-em). Z kolei czytelne raporty umożliwiają wychwycenie wzrostu opłat np. za energię elektryczną, spowodowane przez błędne naliczenie rachunku.

Jak wspomnieliśmy na początku, tego typu oprogramowanie nie jest tanie. W jaki sposób przekonać właściciela warsztatu, że warto wydać kilka tysięcy złotych na program, jeśli do tej pory radził sobie z notatnikiem i długopisem, czy nawet bezpłatnym oprogramowaniem biurowym?
- Profesjonalne oprogramowanie powinno posiadać nie tylko podstawowe funkcje sprzedażowo-magazynowe, ale również poprawiać efektywność i konkurencyjność serwisu i umożliwiać mu zwiększenie dochodów – przekonuje szef Integry. - Integracja z katalogami części umożliwia szybkie wyszukiwanie, sprawdzanie dostępności i zamawianie części zamiennych, co znacznie skraca czas i zapewnia szybką wymianę danych z różnymi programami, bez zapisywania cen i numerów katalogowych na stosach papierowych kartek.

Dodatkowe przychody wiele serwisów uzyskuje dzięki wykorzystaniu modułu CRM, który m.in. wysyła grupowo SMS-y do setek klientów, przypominając im o wymianie części eksploatacyjnych i okresowych przeglądach. Wiadomości mogą dotyczyć również akcji promocyjnych lub rozszerzenia działalności, np. po zakupie nowych urządzeń diagnostycznych. Raport umożliwi sprawdzenie, które działania przynoszą najlepsze efekty, aby powtórzyć je w kolejnych akcjach.

Dodajmy, że z rozwiązań marki Integra korzysta obecnie 25% serwisów – tak wynika z niezależnego raportu dot. komputeryzacji warsztatów. Jest to największy udział na rynku motoryzacyjnym.

- Wg statystyk co roku na polskim rynku maleje liczba warsztatów. Zamykają działalność nierentowne firmy, które nie inwestują w rozwój. Serwisy potrzebują aktualnie nie tylko urządzeń diagnostycznych, ale również oprogramowania, które pozwoli im efektywniej prowadzić firmę.
Mowa o warsztatach zarówno dużych, jak i tych najmniejszych – wszystkie one wyszukują i zamawiają części, wyceniają naprawy i potrzebują szybkiego dostępu do danych serwisowo-naprawczych. Również dla mniejszych firm przeznaczona jest m.in. podstawowa wersja programu Integra Car 7, z którego większe serwisy mogą korzystać zakupując dodatkowe, opcjonalne moduły rozszerzające jego funkcjonalność.

Więcej w numerze czasopisna Nowoczesny Warsztat 12/2012